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▷ 2 leyes que tienes que DOMINAR para mejorar tu PRODUCTIVIDAD

octubre 24, 2019

Hoy en día hay muchísimas herramientas y métodos para aumentar tu productividad, en este artículo te enseñaremos dos y como utilizarlas a tu favor para ser más eficiente.

Principio de pareto

Creo que todos hemos escuchado hablar del principio de Pareto, fue gracias a Wilfredo Pareto quien fue un ingeniero, economista y sociólogo el cual descubrió que en Italia el 80% de las tierras pertenecían al 20% de la población.

Desde ese descubrimiento este principio se ha extrapolado a diferentes ámbitos: negocios, tiempo, recursos entre muchos otros.

Ejemplos:

  • Tiempo: El 20% de nuestro tiempo produce el 80% de los resultados.
  • Productos: El 20% de tus productos es responsable del 80% de las ventas.
  • Lectura: El 20% de un libro tiene el 80% del contenido.

  • Clientes: El 20% de los clientes representan el 80% de tus ventas.

Principio de Pareto en la productividad


Esto es sencillo, el 20% de las tareas que realizamos producen un 80% de los resultados y viceversa

Actividades en las que puedes mejorar tu productividad con esta ley:

Identifica ese 20% de tareas:

En una hoja, un block de notas o un archivo de word y escribe en una lista todas las tareas que realizas a lo largo del día, una vez que tengamos las actividades a un lado de ellas escribe el resultado que produces cuando las realizas. Sabemos que no todas las tareas generan beneficios pero tenemos que ser honestos a la hora de hacer esta lista.


Podemos clasificarlas de la siguiente manera:

  • Dándoles una calificación del 1 al 5 dependiendo de la relevancia que esta tenga, esto sería tomando en cuenta cual tarea te acerca más a tu objetivo.
  • Dándole un valor monetario a cada tarea, es decir, cuánto dinero generamos al realizar cada tarea, esta forma es muy útil cuando ya tenemos cuantificada cada una de las tareas que tenemos.

Administra tu tiempo


Una vez identificada las tareas es momento de administrar nuestro tiempo, en este sentido tenemos que hacer los siguiente, utilizar el 80% de nuestro tiempo a realizar el 20% de las actividades que más importantes para nuestros objetivos y el 20% de nuestro tiempo a tareas que no pudimos eliminar o delegar

¿Qué hacemos con el 80% de las otras tareas que no nos aportan nada?

Para ese grupo de tareas que nos aportan nada o poco hay tres opciones: eliminarlas, delegarlas o agruparlas

Elimina: Así de sencillo como suena, deja de realizarlas

Delegarlas: Consigue a alguien que le guste hacer dichas actividades o incluso si es necesario paga por que las realicen, te generara un costo extra pero el beneficio de que las dejes de hacer es mayor al que si las sigues realizando.

Agruparlos: Si te fue imposible eliminarlas y no está dentro de tus posibilidades el contar con alguien que pueda realizarlas, lo recomendable es que las agrupes y todas estas actividades se realicen en un solo bloque de tu día.

LEY DE PARKINSON

Si bien esta ley no es tan conocida como la de Pareto, sin duda alguno es muy efectiva si la aplicamos a nuestro día a día, el profesor Ciryl Northcote Parkinson día a conocer esta ley gracias a un estudio sobre la colonia británica se percató, que a medida que el trabajo disminuía en su oficina, la cantidad de empleados aumentaba entre un 5% al 7%

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”

Esta es la definición de la ley que utilizamos para la productividad, esta ley la utilizamos principalmente para el manejo del tiempo, tendemos a procrastinar llenando nuestra agenda de actividades innecesarias en el lapso de tiempo que nos propusimos para realizar la actividad que realmente necesitamos hacer.

Normalmente hemos experimentado esto sin querer mientras estudiamos o trabajamos.

Las 3 leyes de Parkinson

  • El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización
  • El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia».
  • Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos

¿Cómo aplicar la ley de Parkinson?

Fija una fecha (de preferencia lo más cercana posible): Como ya sabemos las tareas y las ideas si fecha de vencimiento tienden a hacerse eternas, por lo que es recomendable establecer una fecha límite, con esto se concluirá más rápido la tarea.

Lista de prioridades: Tener por escrito la lista de las tareas más importantes, debemos tener esta lista siempre a la vista ya que siempre recordaremos que tarea realizar en cuanto terminemos la que estamos realizando.

No alargar los descansos: Tomar descansos está bien, en ocasiones es necesario, pero si nuestro objetivo es descansar 5 min y trabajar 25  (Técnica pomodoro) de ser necesario se cronometraría para cumplir con lo establecido


Beneficios de la ley de Parkinson

Mayor productividad: Las tareas se realizan en menos tiempo y de manera más eficiente, con esto logramos terminar más en menos tiempo.

Mejora la concentración: Si tenemos en claro la tarea y el tiempo es más fácil que nuestra mente se dedique a realizar la actividad.

Evita la procrastinación: Al tener en nuestra agenda marcada con tareas y fecha limité, se reduce la tentación de caer en postergarlas.

Aumenta el autoestima: Esto se debe al efecto de ir avanzando en tu trabajo o proyecto, el ir haciendo las tareas nos da una sensación de alegría, pero no te detengas mucho a celebrar, hay que seguir avanzando.